oa办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于oa办公自动化的领域。

　　通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是oa办公自动化的基本特征。

　　办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。 这些都需要oa办公自动化的辅助。

　　人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。

　　技术设备，计算机是另一因素。 设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。

　　显然oa办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。 oa办公自动化系统是处理信息的系统，是进入信息时代后的一种新概念。

　　早期的oa办公自动化软件主要完成文件的输入及简单的管理，实现了文档的共享及简单的查询功能；随着数据库技术的发展，客户服务器结构的出现，oa（office automation）系统进入了dbms 的阶段；oa办公自动化软件真正成熟并得到广泛应用是在lotusnotes和microsoft exchange出现以后，所提供的工作流机制及非结构化数据库的功能可以方便地实现非结构化文档的处理、工作流定义等重要的oa 功能，oa办公自动化系统应用进入了实用化的阶段；但随着管理水平的提高，internet 技术的出现，单单实现文档管理和流转已经不能满足要求，oa办公自动化系统的重心开始由文档的处理转入了数据的分析，即所说的决策系统，这时出现了以信息交换平台和数据库结合作为后台，数据处理及分析程序作为中间层，浏览器作为前台（三层次结构）的oa 模式，这种模式下，可以将oa 系统纳入由业务处理系统等系统构成的单位整体系统内，可以通过oa 系统看到、分析、得到更全面的信息。基于b/s 结构的oa办公自动化系统，适用于施工企业的oa办公自动化，它涵盖日常办公管理的基本流,具有较强的通用性。目前国内此技术较为成熟的只有天络在线等几家大型企业。